Simplifiez-vous l’envoi de pièces-jointes

De retour avec une petite astuce toute simple et bien pratique !

Nous avons tous ce problème : au moment d’ajouter une pièce-jointe à un e-mail, il faut toujours ressortir du dernier dossier dans lequel on est allé chercher la dernière pièce-jointe envoyée, retrouver ensuite le bon dossier et enfin sélectionner le fichier à envoyer. Et à chaque fois il faut recommencer. Toutes ces manipulations deviennent vite pénibles ! Heureusement on peut utiliser une autre méthode bien plus simple !

Le problème vient du fait que votre ordinateur, malin, va vous ré-ouvrir le dernier dossier utilisé à chaque fois. Sur le principe c’est une bonne chose, sauf que dans les faits nous avons tous plutôt tendance à envoyer une fois des photos, une autre fois un document texte, la fois suivante le diaporama fraîchement reçu par e-mail, etc.

De fait, si vous rangez vos documents comme il est prévu de le faire sur votre ordinateur, vous allez devoir naviguer dans vos dossiers et sous-dossiers pour atteindre la première fois votre dossier Images, la deuxième fois vos Documents, la troisième fois vos Téléchargements, etc. Et en plus de ça la plupart du temps vous devrez accéder au sous-dossier contenant votre fichier.

L’astuce est donc la suivante : plutôt que de devoir naviguer continuellement à travers tous vos dossiers et sous-dossiers, utilisez le dossier Téléchargement comme un dossier “temporaire”.

Pour moi c’est d’ailleurs à ça qu’il devrait toujours servir. Je m’explique. Quand vous recevez des photos par e-mail, si vous ne les déplacez pas, à force vous aurez vos photos stockées dans Images et toutes les photos reçues dans Téléchargements. C’est valable pour tous les types de fichiers reçus. D’autant plus  que votre ordinateur et tous les logiciels s’attendent à trouver toutes vos photos dans le dossier Images, tous les documents dans Documents et ainsi de suite. Donc si vous ne triez pas au fur et à mesure, vous devrez configurer tous vos logiciels pour qu’ils accèdent aux différents dossiers dans lesquels vous stockez vos fichiers.

Si au contraire votre dossier Téléchargements est toujours vide (ou simplement s’il ne contient pas trop de fichiers et / ou s’il est bien rangé) il vous suffit avant d’envoyer une pièce-jointe de copier-coller le fichier dans le dossier Téléchargements et le tour est joué ! Vous préparez votre e-mail vous ajoutez la pièce-jointe qui se trouvera maintenant à chaque fois dans le dossier Téléchargements. Une fois l’e-mail envoyé vous supprimez la copie que vous avez faite du fichier à joindre et ainsi votre dossier Téléchargements reste toujours vide ou presque (ce qui est toujours plus pratique pour retrouver un fichier en particulier, celui que vous venez d’ajouter et que vous voulez envoyer en l’occurrence).

Les manipulations sont très simples : s’il n’est pas déjà ouvert vous ouvrez le dossier contenant votre fichier à envoyer, vous sélectionnez le fichier (avec un Clic gauche), vous le copiez (touches Control + C au clavier ou Clic droit puis Copier ou bouton Copier dans le menu de Windows 8), vous ouvrez votre dossier Téléchargements, vous collez le fichier (touches Control + V ou Clic droit puis Coller ou bouton Coller dans le menu de Windows 8 ) et une fois l’e-mail envoyé vous supprimez le fichier (touche Suppr).

Pour les utilisateurs de Mac remplacez la touche Control par la touche Pomme.

Ce qui donne en résumé : ouvrir le dossier avec votre fichier à envoyer, clic gauche, copier, ouvrir le dossier Téléchargements, coller, supprimer.

6 clics en tout.

Comptez le nombre de clics à faire pour retrouver vos fichiers dans vos sous-dossiers et vous verrez très vite le gain au quotidien. Et en plus ça vous évitera toute la gymnastique imposée jusque là pour naviguer entre les dossiers.

Vous pouvez même vous créer un raccourci vers le dossier Téléchargements sur le bureau par exemple (ou utiliser les raccourcis de dossiers dans Windows 7 et 8) comme ça il sera d’autant plus simple à retrouver et à ouvrir !

Cette méthode fonctionne également pour l’envoi de fichiers Zip ce qui vous fait deux astuces pour vous simplifier l’envoi de pièces-jointes. Quoi, vous n’avez pas déjà lu l’article de Hy Tech concernant la création de fichiers Zip ? Aucun problème, il est toujours là !

Il ne vous reste plus qu’à vous exercer une fois ou deux pour vous habituer aux manipulations et ainsi vous simplifier le quotidien à chaque envoi de pièce-jointe !